Le registre du courrier
Le module Registre du courrier remplace le registre papier du bureau d'ordre : chaque courrier reçoit son numéro le jour même, est attribué à un service avec un délai, et la réponse lui est rattachée.
Enregistrer un courrier arrivé
- Registre du courrier › Enregistrer un courrier arrivé.
- Saisissez l'expéditeur, leur référence, la date du courrier, l'objet du courrier, le type (lettre, circulaire / instruction, invitation / convocation, demande d'un citoyen, réclamation, avis / publication, facture…) et Reçu par (poste, remis en main propre, e-mail, fax, coursier).
- Choisissez le service, le chargé du dossier et le délai.
- Joignez le scan (PDF ou photo), si vous l'avez.
- Enregistrer. Le courrier reçoit un numéro (A-2026-00001…).
Le courrier départ
Enregistrer un courrier départ : le destinataire, l'objet, le type, le service. Numéro E-2026-00001…
Pour répondre à un courrier arrivé, ouvrez-le et cliquez sur Enregistrer la réponse : le départ est rattaché au courrier (Réponse à) et l'arrivée passe Répondu.
Le traitement
Sur le courrier : Transmettre à un agent avec une instruction, puis Attribuer, noter la suite donnée, Marquer comme répondu, puis Classer quand le dossier est terminé. Un courrier classé est clos. Chaque étape est inscrite dans l'historique.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Enregistré | inscrit au registre |
| Attribuée | confié à un agent |
| Répondu | une réponse est partie |
| Classé | dossier terminé |
Le courrier confidentiel
Cochez Confidentiel à l'enregistrement. Seuls le président (propriétaire), l'agent du bureau d'ordre qui l'a enregistré et le chargé du dossier le lisent. Le secrétaire général et le bureau d'ordre voient tout le reste du courrier.
Un courrier confidentiel est attribué par le bureau d'ordre uniquement : le chargé du dossier ne peut pas le transmettre à un collègue. La réponse à un courrier confidentiel est confidentielle elle aussi.
Retrouver et imprimer
La page Registre du courrier a des onglets Qui me sont attribuées, Arrivée, Départ, À traiter et Retard. Recherchez par numéro, correspondant, objet ou référence.
Imprimer le registre : choisissez arrivée ou départ et la période (du … au …), puis Imprimer.